Опбликовано: 28.10.2024
Выбор офиса — процесс, требующий внимания к деталям и тщательной подготовки. Правильный подход к выбору офиса создаст комфортные условия для работы сотрудников и будет способствовать росту вашего бизнеса. Анна Вавилова, руководитель отдела продаж бизнес-недвижимости, поделилась основными моментами, на которые стоит обратить внимание, если вы хотите выбрать комфортный офис для работы.
На какие вопросы ответить до начала поиска?
Перед тем как приступить к выбору офиса, необходимо точно понять, что именно вам нужно. Ответьте на следующие вопросы:
- Какое количество сотрудников будет работать в офисе?
- Какие места общего пользования должно включать ваше офисное пространство: собственный санузел, кухня для сотрудников, комната отдых и т.д.
- Что для вас в приоритете: кабинетная система или открытое пространство (open space)?
- Требуется ли офис с ремонтом, или вы готовы сделать его самостоятельно?
- Сколько вы готовы платить за аренду офиса с учетом всех сопутствующих расходов? Бюджет – один из самых важных критериев отбора, потому что кроме суммы на аренду вам надо учесть расходы на коммунальные и эксплуатационные платежи, налоги, аренду парковочных мест.
Эти вопросы помогут сузить круг поиска и сосредоточиться на тех объектах, которые действительно удовлетворяют вашим потребностям.
Обратите внимание на условия договора аренды
Договор аренды — это не просто формальный документ. В нем описаны условия, на которых вы будете пользоваться помещением, а также сколько за это платить. Не пренебрегайте тем, что прописано в договоре. Внимательно читайте его, консультируйтесь с юристами. Самое важное, чтобы условия по договору аренды не были кабальными, то есть выгодными только для одной из сторон.
Обращайте особое внимание на:
- Условия изменения арендной ставки;
- Возможность продления и досрочного расторжения договора;
- Ответственность за неуплату арендных платежей;
- Прочие обязательства по договору.
Не стоит переживать, если вам предлагают заключить договор на длительный срок. Важно, чтобы досрочный выход из договора не предусматривал штрафных санкций. А уведомление об одностороннем расторжении направлялось в разумные сроки – за 30-60 дней.
Если переговоры с собственником заходят в тупик еще на этапе согласования условий, то сложности могут возникнуть и при дальнейшем сотрудничестве. Присматривайтесь к другим вариантам.
Подсчитайте расходы на коммунальные и эксплуатационные платежи
Нужно понимать, что арендная плата - это не единственная статья расходов, когда вы снимаете офис. Общие затраты увеличивают коммунальные услуги, эксплуатационные платежи, налог на недвижимость и земельный налог.
Уточните, какие услуги входят в эксплуатационные расходы. Какая стоимость эксплуатационных расходов приходится на квадратный метр. Для этого запросите счета хотя бы за два зимних и два летних месяца прошлого периода.
Убедитесь, что расход на метр квадратный не равен ставке аренды. Иначе эти суммы будут серьезно влиять на бюджет.
Выбирайте месторасположение с учетом особенностей вашего бизнеса
Локация очень важна при выборе офиса. Если ваш бизнес зависит от продаж или клиентской посещаемости, выбирайте место с хорошей проходимостью. Важно, чтобы клиенты могли без проблем добраться на общественном транспорте. Особое внимание уделите транспортной доступности: ближайшая станция метро, автобусные остановки, крупные магистрали поблизости и парковки.
Парковка – это прежде всего комфорт и экономия времени. Каждый стремится арендовать офис и получить 1-2 парковочных места бесплатно. Действительно в бизнес-центрах высокого класса на каждые 100 м2 выделяют 1 парковочное место без ежемесячной оплаты. Во всех остальных случаях, парковка бесплатная стихийная или платная. Важно определиться, готовы ли вы ежемесячно платить за 1 парковочное место от 80 до 500 рублей.
Помните и о сотрудниках. Месторасположение должно быть удобным для большей части коллектива. Если вы рассматриваете варианты за пределами МКАД или отдаленных районах, то нужно обеспечить служебный транспорт от ближайшей станции метро, например.
В моей практике был случай, когда сотрудники одной из компаний отказались переезжать в новый офис за МКАД из-за необходимости ежедневно долго с пересадками добираться до рабочего места. Это привело к саботажу рабочего процесса в компании.
Проверьте наличие правоустанавливающих документов у собственника
Запросите у арендодателя правоустанавливающие документы на помещение. Это поможет избежать ситуации, когда вы арендуете офис у лица, не имеющего полномочий на сдачу недвижимости. Если вам отказывают в предоставлении каких-либо документов, то это серьезный аргумент, чтобы отказаться от сотрудничества.
В моей практике встречались случаи, когда договор аренды пытался подписать человек, который не имеет отношения к сдаваемому помещению. Встречаются случаи, когда пытаются сдать в аренду помещение, которое еще не введено в эксплуатацию, это тоже незаконно.
Отдавайте предпочтение вариантам с развитой инфраструктурой
Окружающая инфраструктура также играет важную роль. Особенно для сотрудников, которые проводят в офисе весь рабочий день.
Современные офисы часто оборудованы зонами отдыха и кухнями, иногда заказывают обеды для сотрудников в офис. Однако не всегда это возможно. Важно, чтобы рядом с офисом были места общественного питания с обеденным меню, магазины, парки и другие удобства. Развитая инфраструктура у офиса позволяет сделать рабочий день более продуктивным и приятным.
Рекомендую пересмотреть выбранный офис и с этой точки зрения.
Учитывайте эти факторы и нюансы своего бизнеса, чтобы сделать правильный выбор.